Keď si na kabáte zapnete hneď prvý gombík nesprávne, skôr či neskôr sa to prejaví a vy budete musieť začať od začiatku. Podobné je to s písaním projektov. Ak si zle zadefinujete problém, ktorý chcete riešiť, alebo dokonca si ho nestanovíte vôbec, projekt už len ťažko zachránite.
Problémy
Prvým krokom pri príprave akéhokoľvek projektu je definovanie problémov a cieľov, ktoré bude projekt riešiť. Nástrojom, ktorý nám pri tom pomôže, je vytvorenie stromu problémov (formulujeme ich ako negatívne vyjadrenia) a stromu cieľov (formulujeme ich ako pozitívne vyjadrenia).
Strom problémov vyzerá takto:
Akýkoľvek problém, ktorým sa chceme zaoberať, musí v prvom rade reálne existovať. Ak je táto požiadavka splnená, umiestnime ho do stredu grafu.
Ďalším krokom je stanovenie príčin, ktoré problém spôsobujú, a ťažkostí, ktoré sú ním spôsobené. Takýmto spôsobom staviame hierarchiu medzi príčinami a dôsledkami. Príčiny a dôsledky prepojíme navzájom šípkami, tie smerujú vždy od príčiny k dôsledku. Ak existuje viac príčin, umiestnime ich na rovnakej úrovni.
Kompletný strom problémov zobrazuje existujúcu negatívnu situáciu. Analýza, ktorú takýmto spôsobom uskutočníme, ovplyvňuje celý následný proces a je jedným z najdôležitejších štádií plánovania projektu.
Aké sú najčastejšie chyby pri definovaní problému?
- nedostatočná adresnosť problému (nestačí povedať „slabý manažment“, ale je potrebné ísť do detailov, napríklad „neskoré dodávky“)
- pri identifikácii problémov sa treba vyhnúť zaujatosti
- nie je možné všetko definovať ako nedostatok financií (financie sú len prostriedkom riešenia)
Ciele
Strom cieľov vyzerá takto:
Čo je podstatou stromu cieľov? Vytvoríme ho tak, že spíšeme pozitívne vyjadrenia problémov uvedených v strome problémov. Strom cieľov vyjadruje naše ciele a želanú situáciu, ktorá nastane vďaka realizácii nášho projektu. Analýza cieľov je teda pevne podoprená jasne identifikovanými problémami, v strome cieľov si jednoducho stanovíme, ako sa situácia zmení po ich vyriešení.
Ako si stanoviť ciele? V prvom rade si musíme uvedomiť, že jedným projektom nedokážeme dosiahnuť mnoho cieľov, preto riešime iba jeden hlavný cieľ. Ciele musia byť realistické a dosiahnuteľné.
Viac informácií o tom, ako pripraviť kvalitný projekt, nájdete v materiáloch, ktoré pripravila Zuzana Štefániková z organizácie AINova.
TEXT: Redakcia
FOTOGRAFIE: Unsplash
